Didoc begrijpt als geen ander het belang van de bescherming van uw datagegevens.
Of het nu gaat om papieren of elektronische verwerking en opslag, uw gegevens zijn
bij ons in goede handen.
Wij hanteren strikte regelgeving voor het scheiden van (elektronische) datastromen
van verschillende opdrachtgevers en hebben de regelgeving betreffende de Wet Bescherming
Persoonsgegevens (WBP) tot elk niveau in de organisatie geïmplementeerd.
Voor de bescherming van uw bedrijfskritische en gevoelige data- en persoonsgegevens
heeft Didoc o.a. onderstaande processen in haar organisatie geborgd:
Naast de gebruikelijke arbeidsrechtelijke bepalingen rondom geheimhouding en omgang
met vertrouwelijke gegevens, zijn alle personeelsleden, inclusief medewerkers uit
de flexpool gescreend middels een zogenaamde VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Vanzelfsprekend
is het iedereen verboden uw datagegevens buiten de organisatie te brengen, op te
slaan, te verwerken, in te voeren, te wijzigen of verwijderen anders dan uw opdracht
in voorziet. Indien, ten tijde van een piekbelasting, gebruik wordt gemaakt van
tijdelijk personeel of bij inzet van een offshore partner worden ook hiervoor genoemde
parameters gehanteerd.
In onze werkmethodiek is elke mogelijke elektronische beveiliging geïmplementeerd.
Iedere medewerker heeft een eigen inlog en wachtwoordbeveiliging op zijn of haar
werkplek en onze systemen laten aan de hand van de inloggegevens slechts die functionaliteit
toe die voor het uitoefenen van de werkzaamheden voor uw opdracht noodzakelijk is.
Het is dus standaard niet mogelijk mails te versturen vanuit een data-entry werkplek,
alsmede is het maken van kopieën op bijvoorbeeld CD-Rom of USB-sticks afgeschermd
op de betreffende werkplekken. Wij gaan zover dat offshore data-entry medewerkers
slechts dat deel van het image gepresenteerd krijgen dat zij dienen te verwerken,
waardoor het onmogelijk is samenhangende informatie te verzamelen. Gescheiden databases
alsmede versleutelde opslag van uw data zijn bij ons standaard en natuurlijk worden
van alle gegevens back-ups gemaakt die zowel in- als uitpandig in een beveiligde
omgeving worden opgeslagen.
Onze IT-servers zijn in een speciaal geconditioneerde, afgesloten ruimte ondergebracht
maar ook de indeling van het bedrijfspand is dusdanig dat de ruimte waar uw gegevens
worden bewaard en verwerkt niet voor iedereen toegankelijk is. Ons gebouw is voorzien
van een elektronische inbraakbeveiliging en aangesloten op een alarmcentrale met
opvolging. Brandmelders en een sprinkler installatie zijn in het deel van het pand
waar gegevens worden opgeslagen aangebracht. Minimaal tweemaal per jaar wordt de
brandveiligheid door derden geïnspecteerd en worden aanbevelingen opgevolgd. Daar
waar mogelijk worden documenten door middel van scannen in het elektronische proces
opgenomen waardoor fysieke blootstelling van de originele bescheiden tot een minimum
beperkt blijft. Heeft u nog hogere eisen als het gaat om uptime, beschikbaarheid,
schaalbaarheid en security? Dan kunnen we uw data ook onderbrengen bij ons datacenter
XLShosting.
- Stroomuitval
Stroomuitval binnen Didoc wordt opgevangen door UPS systemen. Kritische systemen
worden ondergebracht bij ons datacenter. Stroomstoringen worden daar opgevangen
door UPS en dieselgeneratoren waardoor er geen downtime is.
- Internetstoring
Internetuitval binnen Didoc wordt opgevangen door een back-uplijn. Kritische systemen
worden ondergebracht in ons datacenter. Internetuitval wordt opvangen door failover
systemen waardoor er geen downtime is.
- Telefoonstoring
De bereikbaarheid is geborgd door mobiele telefoons.
- Brand
Afhankelijk van de grootte van de brand zijn kleine lokale zaken in 98% van de gevallen
in minder dan 4 uur opgelost. Bij volledige verwoesting van het pand kan worden
teruggevallen op back-ups die ook extern worden opgeslagen. Diensten die niet in
ons datacenter draaien, kunnen daar wederom worden opgebouwd.
- Onbereikbaarheid
Door sneeuw of uitval van openbaar vervoer etc. kan voor alle medewerkers op verzoek
thuiswerken worden geactiveerd. Deze optie staat standaard niet aan.
- Hoog ziekteverzuim
Alle processen binnen Didoc zijn gedocumenteerd. Door inhuur van (tijdelijk) personeel
kan langdurig en/of hoog ziekteverzuim worden opgevangen.
- Serveruitval
Hardware die bij Didoc draait is in 98% van de gevallen binnen 4 uur weer in de
lucht. Kritische servers worden ondergebracht in ons datacenter, waar downtime nauwelijks
voorkomt. Mocht dit toch het geval zijn, dan is dit in 99% van de gevallen hooguit
een paar minuten.